La Seguridad Social elimina documentos desde los años 40 para aliviar los archivos

El Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) se suma a las iniciativas para la modernización de los archivos y ha aprobado un plan para la destrucción de cientos de miles de documentos personales correspondientes a gestiones realizadas en los últimos setenta años en la provincia de Almería.

La medida se hizo pública esta semana en el Boletín del Estado y está regulada por la normativa sobre Patrimonio Histórico Español. Además, pasó por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos para evaluar la entidad de los papeles.

El objetivo esencial es aliviar unos archivos sobrecargados por décadas de trámites en papel y pasar los datos relevantes a bases informatizadas. No obstante,  todos estos trabajos tendrán que compatibilizarse con la selección y conservación de “muestras” documentales de algún interés histórico.

Según el INSS, los papeles más antiguos que pasarán por la trituradora datan de 1941. Los más recientes pertenecen a gestiones de 2012. Son, por ejemplo, expedientes de orfandad, incapacidad o jubilaciones de iniciados de la década. 

Algunos de estos documentos van a desparecer totalmente porque carecen de valor, otros se destruirán una vez se conviertan a formatos digitales. Los asuntos tratados en esta documentación mencionada son diversos, tales como ayudas sociales, viudedades, trámites por orfandad o defunción y prestaciones de paternidad o maternidad.

Entre las prescripciones incluidas en el plan de expurgo está la conservación de, al menos, un ejemplar por órgano gestor de cada serie documental cuya eliminación se autoriza como testigo permanente para posibles estudios de investigación o análisis evolutivos.

Además, “no podrán ser eliminados aquellos expedientes concretos que hayan sido objeto de recurso administrativo y que todavía estén pendientes de resolución por parte de la autoridad o tribunal encargado de instruir la causa”. No obstante, las series de documentos incluidos en el programa se publican en el BOE y habrá un plazo para presentar alegaciones “en el plazo de dos meses a partir también del día siguiente al de su publicación.