Una comunicación influyente en la empresa: herramientas sencillas

El día a día ofrece un panel de oportunidades en la empresa para la mejora de procesos, fortalecer la cultura, incluso para crear pequeños proyectos de innovación. Tenemos la idea de que la rutina nos devora con cosas urgentes que solucionar, porque no sabemos cómo aprovechar los espacios que nos ofrece.

Tenemos a mano recursos y herramientas muy sencillos que pocas veces se utilizan de forma potenciadora en la empresa. Ellos son la pizarra y las reuniones semanales.

¿Qué es comunicación influyente?

Es aquella que provoca un movimiento interno en la otra persona. Suele ser corta, precisa, emotiva y congruente. Se asocia este tipo de comunicación a la persona que tiene la capacidad de crear consciencia, movimiento o un insight en la otra persona. Y se puede entrenar como cualquier habilidad.

Como decíamos antes, muchos directivos y responsables de equipo cuentan con herramientas cotidianas muy potentes para crear una comunicación influyente, pero carecen de la habilidad para llevarla a cabo.

¿Qué tiene de especial la reunión semanal?

En un entorno VUCA, como el actual las reuniones mensuales son muy abiertas, todo puede cambiar en cuanto a planes y estados de ánimo del equipo a lo largo de las semanas. Además, el formato con el que suelen usarse no es muy influyente: suelen ser informativas de lo que hay que hacer y de seguimiento, dos puntos muy importantes, pero aquí vendría la pregunta, ¿De qué manera ha influido mi intervención positivamente en el equipo? ¿Se puede medir?

La reunión semanal puede ser dinámica y enfocada a acciones semanales simples pero que muevan si o si los indicadores predictivos. Otro de los recursos menos aprovechados de la empresa que puede combinarse perfectamente con este es mantener viva la cultura empresarial consciente. Toda empresa tiene una cultura empresarial, que no es otra cosa que el conjunto de valores, comportamientos y acuerdos implícitos que se vive en el día a día. Si tú no la diriges conscientemente, ella dirige el clima de la organización de forma automática.

Sólo tienes que recordar el clima que hubo en las últimas reuniones en tu empresa o cómo se abordó el último conflicto para saber si necesita una mejora o sólo fortalecerla e incluirla en los planes semanales.

¿Cómo trabajar con la cultura en las reuniones semanales?

La cultura empresarial se define en un documento donde se reflejan entre otras cosas valores, actitudes y comportamientos. No es lo mismo decir en una reunión semanal, “sabemos que hay cierre perimetral, pero tenemos que conseguir el objetivo de 5000€”. A decir, “la resiliencia es uno de los valores que nos definen junto con la tenacidad, vamos trabajar semana por semana buscando el máximo resultado posible: 5000€, pero sobre todo apoyándonos como equipo”.   

Como puedes leer el tono cambia completamente, incluyendo aspectos de la cultura. En muchos casos, se sigue perdiendo una valiosa oportunidad semanal para reforzar valores, por no saber que ese tipo de comunicación influyente requiere un entrenamiento, por supuesto unido a la ética.

¿Y la pizarra?

La pizarra es una herramienta visual que nos está comunicando activamente algo sin necesidad de detenernos en ello, es la ventaja de la comunicación visual. También está comprobado que es un tipo de comunicación más eficiente que la verbal en muchos casos. Hace unos días una persona me decía en un proceso de coaching, -estoy cansado de repetirle a mi colaborador lo mismo sobre cómo rellenar un parte correctamente, no hay forma de que lo haga correctamente-. 

Le respondí, “tienes que hablarle en el lenguaje que él necesite para provocar consciencia y acción”. En este caso hablas desde un tipo de lenguaje, pero para que surja un movimiento interno necesita la persona, necesita otro canal. Entre lo que yo digo y el otro escucha ocurren muchas cosas que como comunicadores tenemos que aprender a contemplar e influir en ellas. Hablar, hablamos todos, pero para comunicar hace falta un aprendizaje. A veces, simplemente le hablamos al cerebro incorrecto.

Ahora imagina que escribes en una pizarra pequeña cómo rellenar un parte utilizando rotuladores de colores y la colocas en el campo visual de tu colaborador. Luego en tu reunión semanal le dices: “el objetivo individual para tu puesto esta semana es que todos los partes se rellenen de forma completa como lo indica la pizarra, ¿crees que podrás llevarlo a cabo?” Imagina que podría pasar.

Tenemos tres cerebros; reptiliano, relacional y neocórtex. La gran habilidad de un comunicador es saber cuándo hablarle a cada uno y sobre todo cómo es el formato en que se elabora un mensaje para cada uno de los cerebros. Por ejemplo, para hablar al cerebro reptiliano usa frases simples con verbos específicos. Esto haría que nuestro amigo leyendo eso en la pizarra, baje en la primera semana su nivel de incidencias.

¿De qué forma podría un directivo entrenar estas habilidades en Wings Coaching?

En Wings Coaching trabajamos esta competencia de dos formas. Una es a través de un proceso de coaching, con prácticas semanales donde puedes apreciar cambios desde la primera sesión. Durante el proceso de Coaching aprendes los tres formatos y sobre todo aprendes en qué situación aplicar cada uno. También abordamos aquellos aspectos internos que interfieren en una buena comunicación: creencias, valores, el tono.

La otra, es a través de cursos de formación. El 27 de abril comenzamos el curso online “Comunica con influencia en tu empresa”, ágil y dinámico, con el objetivo de que en cuatro semanas logres dominar los componentes de la comunicación influyente y aplicarla en situaciones cotidianas de tu empresa. Es una invitación a la auto indagación de cada persona para conocer aspectos internos que podrían multiplicar esa influencia. Pueden solicitar información en [email protected].